Een mislukt softwareproject van een halve ton. Een hoop nieuwe grijze haren en daarna jarenlang vasthouden aan inefficiënte Excel-processen, uit pure angst om opnieuw te beginnen. Voor veel ondernemers is maatwerksoftware laten bouwen spannend. Omdat ze niet weten wat de mogelijkheden zijn, of omdat ze, net als Jeroen Molthoff van Molthoff Fleetmanagement, uit eigen ervaring weten wat er allemaal mis kan gaan.
Maar toch durfde hij het aan om opnieuw te onderzoeken wat maatwerksoftware kan betekenen voor zijn bedrijf. We vroegen hem naar zijn inefficiënte processen, die pijnlijke en dure fout en naar wat er nu voor heeft gezorgd dat hij toch vol vertrouwen een nieuw softwaretraject in stapt met Scopisto.
Van wagenpark-expert naar Excel-gevangene
Jeroen Molthoff is eigenaar van Molthoff Fleetmanagement, een onafhankelijk adviesbureau dat bedrijven helpt met hun wagenpark en mobiliteit. Met zeven medewerkers bedienen ze klanten met 80 tot 8.000 auto's. "We doen eigenlijk twee dingen," legt Jeroen uit. "Clean up en keep clean. Eerst analyseren we hoe het wagenpark van onze klanten er nu voorstaat en helpen we bij het inkopen van betere deals. Daarna bewaken we continu of alles loopt zoals afgesproken.
We verzamelen data van verschillende leasemaatschappijen, tankkaart-maatschappijen en andere bronnen. Vervolgens knopen we die aan elkaar en maken er leesbare rapportages van," beschrijft Jeroen het proces. Het probleem? "Dat gebeurt nog heel veel in Excel. Met één of twee klanten kan dat nog wel, maar als je op een gegeven moment dertig klanten hebt, wordt het tijd om daar iets mee te doen."
De valkuil van onduidelijke communicatie
Jeroen had dit inzicht een aantal jaar geleden. Hij wist dat zijn processen te specifiek waren voor standaard software en ging in zee met een developer om een maatwerk applicatie te laten bouwen. Maar het echte probleem van dit softwaretraject lag niet bij de keuze voor deze developer. "De developer was enorm bekwaam in haar vak, daar lag het niet aan. De grootste fout was dat we het zelf onvoldoende hebben begeleid. We legden vooraf aan de developer uit wat we wilden en ze begon met bouwen.
Klinkt logisch, maar in plaats van wat we echt nodig hadden, ontwikkelde deze developer precies wat we vroegen. Wij hadden geen technische kennis en de developer wist niks van onze processen af. Hierdoor sloot de software uiteindelijk totaal niet aan bij wat we écht nodig hadden. Ook hadden we tussendoor moeten testen om de voortgang te bewaken. Die kans is ons wel geboden, maar we waren te druk. We hadden er eigenlijk gewoon geen tijd voor.”
Het resultaat? Jeroen was een halve ton lichter, een illusie armer en zat met een onbruikbare applicatie en vooral veel angst om opnieuw te beginnen.
Eerst onderzoeken, dan pas bouwen
Jarenlang bleef Molthoff Fleetmanagement werken op de oude manier en de chaos werd bij elke nieuwe klant alleen maar groter. “We wisten dat het werk geautomatiseerd kon worden, maar door die eerdere ervaring werd het een soort mistig, risicovol ICT-project. En zolang het in Excel ook werkte, hielden we daar maar aan vast, ondanks dat we dus wisten dat het veel sneller en goedkoper kon.” Totdat Jeroen via zijn netwerk in contact kwam met Michiel.
“Michiel vertelde me over zijn aanpak: eerst tot op de bodem uitzoeken hoe alle processen lopen en berekenen hoe de kosten tegenover de besparing staat en dan pas ontwikkelen. Zo’n onderzoek hebben we de vorige keer niet gedaan, dus dat leek me een mooie eerste stap. Ik was benieuwd of al onze wensen überhaupt in software gebouwd konden worden, wat het me zou opleveren en wanneer ik mijn investering terugverdiend zou hebben.”
Van 2,6 fte naar 1 fte
Michiels aanpak zorgde ervoor dat Jeroen vol vertrouwen de Discovery Sessie met Michiel in ging. “Ik nam mijn collega mee, die aan Michiel heeft uitgelegd hoe onze processen lopen. We zijn door alle stappen in dat proces gelopen en we hebben Michiel daarna een gigantisch bestand gestuurd om mee aan het werk te gaan.”
Het resultaat was een uitgebreid Discovery Report waarin niet alleen de technische haalbaarheid van de maatwerksoftware werd beschreven, maar ook de financiële impact. "In het rapport stond overzichtelijk wat het voor ons betekent als dit allemaal geautomatiseerd zou zijn, hoe hoog de investering is en binnen hoeveel tijd ik dat terugverdiend heb. En toen bleek dat we met maatwerksoftware van 2,6 fte naar maximaal 1 fte kunnen gaan."
Wat Jeroen vooral waardeert: "Michiel kijkt niet alleen naar het bedrag en het risico. Als ondernemer kijkt hij ook naar kosten, opbrengst en rendement. Kan je het alvast gebruiken? Kan ik hier alvast iets slims doen waardoor je nu al tijd gaat besparen? Daar zit voor mij de echte waarde van de Discovery Sessie bij Scopisto."
Van plan naar praktijk
Inmiddels heeft Jeroen aan Michiel de opdracht gegeven om door te gaan naar de Expand-fase: ze mogen starten met de ontwikkeling! "We beginnen met het maken van software voor één leasemaatschappij, kijken of het daar werkt en trekken die functionaliteit dan in de breedte uit."
Het project wordt gefaseerd aangepakt, zodat er tussentijds getest kan worden door de eindgebruikers en er al voordelen merkbaar zijn. En zelfs voor de ontwikkeling begonnen is, denkt Michiel al mee. "Hij heeft al een soort workaround bedacht voor één van die processen in Excel die heel veel tijd kostte. Een geautomatiseerd Excel-dingetje dat ons nu al heel veel tijd gaat opleveren."
De échte waarde
Voor de medewerkers van Molthoff Fleetmanagement betekent de automatisering meer dan alleen tijdsbesparing. "Uiteraard betekent dit niet dat we mensen gaan ontslaan. We gaan juist meer gebruik maken van de kennis en kunde van onze collega’s. Ze gaan van het maken van rapporten, naar echt analyseren en kijken wat die rapporten betekenen. Meer vanuit het vak kijken: wat zeggen die cijfers, wat is er aan de hand?
Door de nieuwe software krijgen ze meer tijd en ruimte om hun rol als expert uit te voeren, wat uiteindelijk ook de klanttevredenheid ten goede komt."
Klaar voor jouw volgende stap?
Heb jij ook een mislukt ICT-project achter de rug en ben je daardoor angstig voor een nieuwe poging? Of twijfel je nog of jouw processen überhaupt in maatwerksoftware te vangen zijn?
Met een Discovery Sessie weet je vooraf precies wat je kunt verwachten: welke problemen opgelost worden, wat het kost en wat het oplevert. Geen verrassingen achteraf, maar glashelder inzicht in je investering – voor er ook maar een letter code geschreven is.
Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw bedrijf? Neem contact op met Michiel voor een vrijblijvende kennismaking.
